Go to Top

Het gemak van een online projectendossier

Al 30 jaar werken ze samen met corporaties, gemeentes, projectontwikkelaars en rijksoverheden. Ramon Grootelaar, adviseur Beheer & Onderhoud van Nibag, legt uit waar zij Easymap voor gebruiken.

Nibag verzorgt onder andere integraal beheer van vastgoed, bouwprojectmanagement en de advisering rondom geluidssanering. Onder andere in opdracht van de Rijksoverheid voert Nibag inspecties uit, bijvoorbeeld in wijken rondom Rijkswegen die verbreed gaan worden. Daarnaast beheert en inspecteert Nibag overheidsgebouwen zoals penitentiaire inrichtingen en gerechtsgebouwen. Bij de werkzaamheden worden inspectiegegevens geproduceerd die ze vervolgens delen met derden. Het delen via de gebruikelijke digitale mogelijkheden was geen oplossing, zo vertelt Ramon Grootelaar: ‘het heen en weer e-mailen met bijlages die niet aankomen waren een probleem. Daarnaast zijn er ook privacy gevoelige documenten die simpelweg niet via e-mail verstuurt mogen worden’. Het account van Easymap bood hier een oplossing voor.

Naast het persoonlijke contact via inspecteurs worden alle documenten die geproduceerd worden via Easymap uitgewisseld. Opdrachtgevers en derden krijgen toegang tot documenten in het Easymap account van Nibag: ‘wij beheren het account, hier hebben wij volledig overzicht en controle over’.

Destijds werd gebruik gemaakt van een systeem waar maar 10% van de functionaliteit werkelijk relevant was voor de werkzaamheden van het bedrijf. Daarom zijn ze overgestapt op het huidige account van Easymap. Het wordt voornamelijk gebruikt bij het delen van bestanden. “We moesten eigenlijk een cloud systeem hebben waar we onze projecten op konden zetten. We maken nu gebruik van de basic deel-functionaliteiten van Easymap. De klant kan nu online de status bekijken en zelf eventueel nog dingen toevoegen of downloaden.”

De documenten kunnen nu veilig en gecontroleerd worden uitgewisseld. Ook het versiebeheer is een prettige bijkomstigheid, dat via e-mail vaak voor problemen zorgde. “We hebben samen met Easymap Services veel tijd gestoken in het deels op maat maken van ons account, hier kunnen anderen ook de vruchten van plukken”. Het zou alleen nog een handige toevoeging zijn voor Easymap om ‘een seintje te kunnen geven aan de juiste personen wanneer een document of project geüpdatet is’. (Easymap: deze nieuwe functionaliteit komt in februari dit jaar beschikbaar).