Go to Top

Aan de slag in 3 eenvoudige stappen

U kunt binnen één dag starten met het realiseren van uw eigen online dossier. Voor uw projectteam, uw facilitaire organisatie, of voor uw opdrachtgevers waar u het tekenwerk voor beheert. Easymap is een veilig platform, waar u uw technische tekeningen, rapportages en inspecties veilig kunt beheren. En onbeperkt kunt delen met relaties.

We helpen u graag op weg. Na het aanmaken van een account, vindt u onder instellingen enkele handige handleidingen.

 Wilt u meer informatie? Bel ons: 055 8 437 043

 

  • Ontdek!

  • 1. Inrichten

  • 2. Delen

  • 3. Beheren

  • FAQs

De nieuwste functies in Easymap:

E-mailnotificatie - activiteiten van uw dossier dagelijks in uw e-mail

 

Blijf op de hoogte van de voortgang van uw projecten en de activiteiten van uw projectleden. Met e-mailnotificatie krijgt u dagelijks een e-mail in uw mailbox met alle activiteiten van de dag, per project en per projectlid. Via Beheer > Overzicht gebruikers kan de company administrator per gebruiker instellen wie dit overzicht ontvangt.

emailnotificatie met Easymap

Deel grote bestanden met externen, ook zonder Easymap-account

Binnen Easymap is het mogelijk om een bestand (tijdelijk) te delen met één of meerdere personen die geen Easymap account hebben. Hiermee kunnen Easymap gebruikers met de File Management module veilig grote bestanden delen.

Delen is eenvoudig: via Gebouwen > Overzicht projecten komt u in het bestandsoverzicht.
Klik in de kolom Acties achter de bestandsnaam op het symbool: “deel bestand”. 

Dan krijgt u een pop-up waar u de email adressen van de ontvangers kunt opgeven met een einddatum. De ontvangers krijgen een e-mail met een link. De link werkt tot en met de datum die u heeft opgegeven. Meerdere bestanden tegelijkertijd delen met dezelfde persoon of personen is natuurlijk ook mogelijk. Probeert u het zelf eens.

Tekening_delen_met_Easymap

Maak uw projectleden snel wegwijs met een overzichtelijke handleiding

Sinds kort zijn nieuwe handleidingen beschikbaar. Handig voor u en uw externe projectleden. U kunt de nieuwe handleidingen vinden in uw Easymap account onder Instellingen. 

Meerdere folders, sub-folders en bestanden in één keer downloaden

Met Easymap heeft u de mogelijkheid om snel meerdere documenten in één keer te downloaded op uw eigen computer. Dit gaat eenvoudig. Selecteer de bestanden en (sub)folders die u wilt downloaden en klik op het download-symbool. 
download 

Alle bestanden worden nu op de achtergrond samengevoegd. U kunt nu verder gaan met werken binnen Easymap. Als het proces is afgerond, vindt u alle bestanden in de juiste folderstructuur in een .tar bestand bovenaan uw documenten-overzicht. Dit .tar bestand kunt u downloaden en uitpakken met een programma zoals Winzip. 

Standaard wordt de folderstructuur meegenomen bij het downloaded. Wilt u liever alle bestanden in één folder ontvangen, ga dan naar instellingen > instellingen, waar u de instelling: Wilt u de folderstructuur meenemen bij het downloaded? kunt aanpassen.  

Meerdere folders, sub-folders en bestanden in één keer uploaden

Met Easymap richt u uw dossier razendsnel in. Als u een nieuw project aangemaakt heeft, sleept u in één beweging uw geselecteerde bestanden naar het juiste project, of aangemaakte folder. 

Wilt u nog sneller klaar zijn? Gebruik dan eens Google Chrome als webbrowser. U kunt nu uw gehele folderstructuur uploaden met één beweging. 

Eén actie voor meerdere bestanden en folders

Voor elk bestand, folder, of subfolder staat een vinkje. Selecteer de eenheden en voer de gewenste actie (verwijderen, verplaatsen, downloaden, etc.) in één keer uit.

TIP 1: Download meerdere bestanden en folders in één keer door de vinkjes te selecteren en op één van de dowloadbuttons te klikken. Er verschijnt na enige tijd een .tar bestand bovenaan uw project. Download dit .tar bestand op uw eigen computer en pak het uit met Winzip.

TIP 2: Dit .tar bestand kunt u ook direct delen met externen, met de ‘share-button’ in de kolom ‘acties’. 

Selecteren_van_bestanden_met_Easymap

Verplaatsen tussen projecten en onderdelen

Bestanden, folders, en subfolders kunnen eenvoudig verplaatst worden naar een ander project. Selecteer de eenheden die u wenst te verplaatsen (met de vinkjes), klik op de verplaats-button in de kolom acties een selecteer het nieuwe onderdeel. 

TIP: Maak per project twee, of meerdere onderdelen aan. Bijvoorbeeld:
1. Hoofdkantoor – digitaal archief;
2. Hoofdkantoor – project verbouwing.

Bij de start nodigt u uw projectleden uit voor alleen het specifieke project waarin u samenwerkt. Na het afronden van het project kunt u de laatste tekeningen uit uw project ‘aanvinken’ en deze als revisie-set verplaatsen naar het onderdeel digitaal archief. Op deze manier houdt u uw digitaal archief opgeruimd en actueel. 

 

Inrichten project aanmaken

Maak een nieuw project, of gebouw aan.

U kunt ongelimiteerd projecten aanmaken zonder bijkomende kosten. Optioneel kunt u het project koppelen aan uw opdrachtgever, of uw gebouw aan een regio

Inrichten mappenstructuur

Richt uw mappenstructuur in.

Creëer een mappenstructuur op uw computer. Dit kan eventueel ook in uw Easymap account.

Inrichten drag and drop bestanden

Drag & Drop

Sleep uw folders en documenten naar uw Easymap omgeving. Ook mappenstructuren kunt u naar Easymap slepen. Gebruik daarvoor Google Chrome.

Delen projectlid uitnodigen

Nodig projectleden uit

Nodig kosteloos en ongelimiteerd externe partijen uit om gebruik te maken van Easymap.

Delen toegangsrechten 2

Rechten aanpassen

Bepaal de toegangsrechten voor ieder projectlid. Koppel derden eerst aan het juiste project, waarna u op bestandsniveau de rechten aan kunt geven.

Beheren gebruikers toevoegen 2

Voeg als administrator interne gebruikers toe.

Geef uw collega’s de juiste toegangsrechten om projecten of gebouwen te kunnen beheren.

Beheren auditlog

Logfunctie.

Houd bij wat er in uw projecten veranderd wordt, en door wie.

Beheren Instellingen

Instellingen

Bepaal de instellingen voor het Easymap account van uw bedrijf. Gebruikt u het account bijvoorbeeld voor tekeningen, projecten of gebouwbeheer?

Wat is Easymap?

Easymap is een Software as a Service, specifiek voor het veilig beheren en het gecontroleerd delen (met externe partijen) van technische gebouwdocumenten. Om Easymap te gebruiken hoeft u niets te installeren. Met een internetverbinding kunt u altijd inloggen in uw account en heeft u toegang tot uw bestanden.

Waar worden mijn documenten opgeslagen?

Documenten die u opslaat in uw Easymap account worden ‘in de cloud’ opgeslagen. Dat wil zeggen dat u met een internet verbinding altijd kunt inloggen in uw account en bij uw documenten kan. Uw documenten staan opgeslagen in een goed beveiligd datacenter in Nederland. Daarnaast hecht Easymap veel belang aan de veiligheid en privacy van uw opgeslagen documenten. Wij informeren u graag verder.

Welke documenten kan ik toevoegen aan mijn gebouwdossier?

U kunt al uw gebouwdocumenten toevoegen en delen; van meerjarenplanningen, BIM modellen, fotorapportages, tekeningen, constructieberekeningen, etc. Bijna elk type bestand kunt u uploaden op het Easymap account. Vanwege de veiligheid zit daar wel een beperking in, het is vanwege de veiligheid bijvoorbeeld niet mogelijk om .exe bestanden te uploaden. Heeft u een type bestand wat niet wordt toegestaan op het platform, maar wat u wel wilt delen? Laat het ons dan weten, wij zorgen er voor dat u dit bestand kunt uploaden. 

Ik ben als externe partij gevraagd om van Easymap gebruik te maken. Hoe werk het?

Als u als externe partij bent uitgenodigd om gebruik te maken van Easymap betekent dit dat uw relatie een account voor u heeft aangemaakt. Als u zich aanmeldt krijgt u automatisch een Freemium account van Easymap toegewezen. In dit account kunt u de documenten vinden waar u toegang tot heeft gekregen van uw opdrachtgever. 

Om de documenten te bekijken, gaat u naar: Gebouwen / Overzicht. In het selectiescherm selecteert u onder bedrijf de naam van uw relatie en klik op vernieuwen. Nu ziet u alle documenten waar uw relatie u toegang tot heeft gegeven. U kunt deze downloaden. Heeft u zelf bestanden die u wilt delen? Sleep vanuit uw Verkenner (of bij Apple: Finder) de bestanden die u wilt uploaded naar de juiste map.  

Wat is het verschil tussen een gratis en een betaald account?

U kunt gebruik maken van het Freemium account van Easymap. De functionaliteit van dit account zijn echter gelimiteerd en daarom raden wij u aan om naar een betaald account over te stappen als u intensief gebruik wilt gaan maken van onze software. Zo kunt u met een Freemium account geen folderstructuren aanbrengen, de drag & drop functie is gelimiteerd, u kunt geen interne gebruikers toevoegen en u heeft een databundel van 100 MB.

Wilt u Easymap eerst ongelimiteerd uitproberen zonder een abonnement af te sluiten? Probeer uw abonnement naar keuze dan twee weken gratis uit. Voor een proefaccount kunt u contact met ons opnemen via e-mail (info@easymapservices.nl) of bel (055 8 437 043).

Wat zijn modules, en wat houden ze in?

Easymap Services maakt gebruik van modules voor zijn software. Op deze manier proberen we abonnementen zo veel mogelijk op maat te maken en betaalt u alleen voor wat u gebruikt. Met alle betaalde Easymap abonnementen maakt u gebruik van het Document Management Systeem. Dit is de standaard module waarin u uw projecten aan kunt maken met folder structuren. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om gebruik te maken van de foto module. Met deze module kunt u foto’s aan de juiste ruimte koppelen op uw gebouwtekeningen.  Het is met Easymap ook mogelijk om uw eigen logo en url te gebruiken. Uw externe projectleden loggen dan in via uw persoonlijke url.

Wat is een projectbeheerder binnen Easymap?

Een projectbeheerder, ook wel administrator genoemd, beheert het Easymap account van uw organisatie. Een administrator heeft de meeste gebruiksrechten. Zo kan een administrator onder anderen gebruikers en projectleden toevoegen, gebruiksrechten toekennen, (tijdelijk) toegang geven tot specifieke gebouwen en/of projecten, folders beheren en documenten archiveren. Op onze pagina Over Easymap vind u een overzicht van onze abonnementen. Hier kunt u zien hoeveel projectbeheerders u standaar krijgt bij uw abonnement. U kunt als projectbeheerder de rechten van de  andere gebruikers instellen onder: beheer/overzicht gebruikers binnen uw Easymap account.

Wat is het verschil tussen gebruikers en projectleden?

Easymap maakt onderscheid tussen gebruikers en projectleden. Gebruikers zijn uw (interne) collega’s en andere projectbeheerders. Projectleden zijn externe partijen die u gratis toegang kunt geven tot bepaalde documenten. Gebruikers kunt u meer gebruiksrollen toekennen dan projectleden. Zo kunnen projectleden alleen documenten inzien, downloaden,  nieuwe folders en documenten toevoegen, of verwijderen en nieuwe projectleden toevoegen tot het dossier.

Hoe start ik een Easymap account / Hoe werkt Easymap?

Voor het afsluiten van een Easymap (proef)account kunt u contact opnemen met Easymap Services. Wanneer u Easymap wilt gaan gebruiken kunt u de handleiding raadplegen. Hierin staat stap voor stap  beschreven hoe u zich aanmeld en hoe Easymap werkt. Komt u er niet uit? Neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen (info@easymapservices.nl) of te bellen naar 055 8 437 043.

Ik wil geen gebruik meer maken van mijn account, hoe zeg ik Easymap op?

U kunt uw Easymap abonnement maandelijks opzeggen. Dit doet u door een korte e-mail te sturen aan (info@easymapservices.nl), waarin u duidelijk aan geeft wat de datum is dat u opzegt. Het is eenvoudig om uw gebouwdossier te downloaden op uw eigen computer, waarin u de gehele folderstructuur meeneemt. Raadpleeg hiervoor onze gebruiksaanwijzing.